Kako izbjeći da postanete čudovište e-pošte

Kako izbjeći da postanete čudovište e-pošte

Prešli smo dug put otkad je e-pošta prvi put izumljena.

Zapravo, jeste li znali daprvi e-mailje poslan 1971. godine? Točno, e-poštu koristimo već gotovo 50 godina! Pa, pomislili biste da smo stari profesionalcipisanje učinkovitih e-mailovado sada, zar ne? Pogrešno!

Loša etiketa e-pošte može eskalirati

Prema apregledSendmailom 2013. godine, 64 posto ispitanika otkrilo je da su poslali ili primili e-poštu na poslu koja je nenamjerno uzrokovalabijesili ogorčenost.

Sad, kad sam prvi put pročitao taj stat, bio sam pomalo šokiran. Ali moje iznenađenje ubrzo je izblijedjelo. I, nakon što sam neko vrijeme razmišljao, shvatio sam da to zapravo ima savršenog smisla. Tijekom godina primio sam bezbroj elektroničkih poruka, od e-pošte do teksta do IM-ova, od ljudi (a najvjerojatnije ih je i poslao, nažalost) koji su me zbunili ili koje sam na neki ili drugi način pogrešno protumačio.

Jednostavna šala ili sarkastična primjedba poslana elektroničkim putem, za koju sam mislila da će zasigurno razveseliti primatelja, a najvjerojatnije bi bila i ako je dostavljena osobno, ljude je zbunila ili povrijedila, a mene crvenila.

Čudovište podiže svoju ružnu glavu

Jedan od najgorih primjera lošeg etiketa e-pošte kojeg se sjećam bio je između dvoje bivših kolega. Nazovimo ih Georgia i Bernard.

Bernard je Georgiji poslao nekoliko povratnih informacija o izvješću koje je napisala (zasad, tako dobro, jer je to bio Bernardov posao). Bila je prilično opsežna, što opet nije bilo nenormalno. Međutim, njegov je jezik bio nešto izravniji nego što je trebao biti. Zapravo je cijela poruka bila popis vrlo kritičnih komentara. Neke od njih bile su nepotrebne i bezobrazne ili su djelovale izrazito osobno. Za kraj, Bernard se nije uspio odjaviti s 'zahvalom', niti je rekao 'molim'. Umjesto toga, jednostavno je završio s: 'Kada mogu očekivati ​​povratak?'

Neki od vas možda misle: 'Pa, što u tome nije u redu? Napokon je radio samo svoj posao. '

Ali to je pogodilo živac s Georgia, čije je unutarnje čudovište e-pošte podiglo svoju ružnu glavu. Dakle, brzo je otkucala bezobrazan odgovor i poslala ga Bernardu.

Stvar je eskalirala i pozvan je menadžer tima da ublaži situaciju. Situacija koja je u konačnici bila ispuhana u svim razmjerima. Sve zbog načina na koji je napisana e-pošta.

Dodavanje 'ljudskog dodira' e-pošti

Dakle, što je s e-mailom i zaista sa svim oblicima digitalne komunikacije što ostavlja toliko prostora za pogrešno tumačenje?

Pa, prvo i najvažnije to je potpuni nedostatak 'ljudskog dodira'.

Elektronička vam se poruka ne može nasmiješiti niti namignuti kad govori vic. Ima potpuni nedostatak empatije. I, iako postoji čitav niz čudnih i otkačenih emotikona za izražavanje govora tijela, oni nisu dobro prilagođeni profesionalnom ili korporativnom okruženju.

Može biti teško 'dati pravi ton' u e-pošti. Pogotovo ako šaljete poruku novom starteru ili nekome koga ne poznajete.

Istodobno, ton treba prilagoditi prema osobi kojoj šaljete e-poštu. Na primjer, ne biste dodali poljubac na dnu poruke poslane šefu, ali možda biste to učinili kad ga pošaljete prijatelju ili članu obitelji. Za neke od nas prilagodba stila pisanja može biti posebno teška.

Pa, koje je rješenje?

Zapravo je ovaj problem postao toliko zabrinjavajući da sada postoje aplikacije koje mogu pomoći ljudima da svoj stil pisanja e-pošte prilagode osobnosti primatelja. Jedna od takvih aplikacija - objavljena 2015. godine - jestKristal, koji funkcionira pomoću internetskih podataka vaših kontakata kako bi vam pomogao da oblikujete komunikacije prema njihovim željama i nesviđanjima.

Sad bi ovo moglo zvučati pomalo orwellovski, a da ne spominjemo kontraintuitivno (pomoću računalnog programa za dodavanje 'ljudskog dodira' e-pošti?), Ali aplikacija radi samo ono što bilo koja aplikacija želi - popuniti prazninu u tržište i riješiti uobičajeni problem.

Dakle, osim što ćemo dobiti aplikaciju koja će nam pisati e-poštu, što možemo učiniti kako bismo osigurali da ljudi primaju i čitaju naše poruke na način na koji smo to namjeravali? Neke korisne savjete možete dobiti u našoj novoj infografiji,Kako napisati učinkovitu e-poštu.

A ako imate bilo kakve anegdote e-pošte o čudovištima e-pošte s kojima ste se susretali ili savjetevasželite podijeliti, učinite to u odjeljku za komentare ispod.